Hello,同學們好,歡迎來到成都英語培訓——龙8国际舉辦的企業商務英語培訓系列課程,應用英語部分,通用商務英語口語和寫作,通用商務英語第二十課,公文寫作(下)。
本節課將會學到的公文有:請示、批復、備忘錄。
一、龙8国际官网唯一入口首先來看,請示(request for instructions)或者是(request for approval),是適用于向上級請求指示批準的公文。請示屬于上行文,上級收到,應及時回復。請示的格式:dear加上主送單位,正文寫出目的以及來文具體方案或請示事項,結束要有禮貌結尾。如:yours respectfully,還要加上名字和日期。
接著,龙8国际再來看常用的詞匯和句型。
首先,開頭說明目的或原因,用到的詞匯有---due to由于/because&since因為;以及表示目的的有---in order to/for the purpose of,例如:In order to further development,we would like to ask you for instructions about our new marketing strategy.為了深化發展,龙8国际登录想向你請示一下對龙8国际手机游戏官网下载
新的市場戰略的意見。
接著,要寫具體請示事項,來看用到的詞匯和句型。ask表示請示,例如:ask for leave請假;request,要求/instructions,指示,request for instructions就表示請示。
來看句型:I would like to ask或者是inquire,我想詢問什么事項;If we could+要求,這里的if表示是否,龙8国际登录是否能。
例如:
I would like to ask if we could get pay raise.
我想問下能否漲薪。
禮貌結尾,reply表示回復、consideration考慮、sincerely
真誠地。
來看兩個句子:
1.I look forward to your reply.
期待您的回復。
2.Please let me know if our requirement could be taken into consideration.
請告知龙8国际手机游戏官网下载的要求是否會被納入考慮。
二、來看第二個公文,批復(reply),是指答復下級機關的請示事項時使用的文種,是應用寫作活動中的一種常用公務文書。批復的格式和請示沒有區別,所以龙8国际手机游戏官网下载直接來看正文部分。
首先,開頭要表示信件已收到,用到的詞匯---receive收到/letter
信/email郵件/know知道/understand理解/as follows如下。
來看句型:Thank you for your letter of+請示內容;Our response is as follows感謝你的什么請示;龙8国际唯一登录地址的回復如下,也可以是Having received the basic information./Here is our reply.已收到基本情況/這是龙8国际唯一登录地址的回復。
然后,加上具體的回復意見。如果是肯定,龙8国际唯一登录地址可以用到approve
動詞,批準/approval,批準的名詞/give permission準許/grant承認&批準。
來看句型:We grant your request.龙8国际官网唯一入口同意你的請示;We agreed with you on.龙8国际同意您對什么事項的看法;當不同意請示時,龙8国际唯一登录地址除了表明態度,還要加上具體原因,disapprove不批準/Considering…,we disapprove your request.考慮到什么原因,龙8国际手机游戏官网下载不批準。
三、龙8国际來看一下,備忘錄(memorandum),也可以簡稱為memo,是一種用以備忘的公文。主要用來提醒、督促對方,或就某個問題提出自己的意見或看法。它是公司內部廣泛使用的一種通訊形式,具有行文清晰、語言簡潔、語氣堅定等特點。來看一下格式,標題為Memo To,表示對象,一般要寫出全名;有時可以加上職位,From執筆人,也就是誰寫的;下面,Date日期,要寫出完整日期,月份可以采用縮寫;Subject,用三言兩語概括主題,要求明確、具體;Message信息內容,直接寫出重點,用一到兩個句子把主要的信息寫出來,可以只有一個句子,也可以有好幾個段落。
來看詞匯和句型:
首先,表明原因、要求,check檢查/visit拜訪/prepare準備。
例如:
The custermor will visit our company next Thursday,Please prepare the sales figures of our products for his inspection.
客戶下周四要來龙8国际唯一登录地址公司參觀,請準備一下龙8国际手机游戏官网下载產品的銷售數據,以便他檢查。
還可以上級對下級表示指示,install就職、安頓/welcome歡迎。
例如:
I have the pleasure to announce that James has been installed at our department,Please give him warm welcome.
我很高興地宣布James已在龙8国际部門任職,請給予他熱烈的歡迎。
龙8国际唯一登录地址一起來練一下常用的備忘錄吧!來看一下具體內容和要求,龙8国际手机游戏官网下载按照備忘錄的格式來梳理一下。首先,寫給誰,To Office Staff;通知人是,From Tom Beck;具體日期,Date,Nov.12th,2022;主題,Subject,Welcome new Sales Manager歡迎新銷售經理;Message,信息內容要涵蓋要點。
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